Datová schránka funguje jinak, než na co jsme zvyklí z běžného e-mailu. Jedna z vlastností, která firmy nejčastěji překvapí - často až ve chvíli, kdy je pozdě - je automatické mazání starších zpráv.
90 dní a je konec
Zprávy v datové schránce se po 90 dnech od doručení automaticky odstraní z aktivní schránky. Pokud potřebujete zprávu později - třeba při kontrole, sporu s dodavatelem nebo jen kvůli archivaci účetnictví - a mezitím uplynula tato lhůta, zpráva už tam nebude.
Oficiální možnosti archivace
Stát nabízí dvě cesty, jak tomu předejít:
- Portál občana - po propojení s datovou schránkou umožňuje archivaci zdarma, ale je určen primárně fyzickým osobám a jedné schránce najednou.
- Datový trezor - oficiální placená služba pro dlouhodobé úschova zpráv, zpoplatněná podle objemu.
Kdy to firmám nestačí
Obě možnosti fungují dobře pro jednotlivce s jednou schránkou. Firmy s více schránkami (vlastní + pobočky, nebo účetní firmy spravující klienty) potřebují přehled na jednom místě, ne přepínání mezi účty.
Řešení pro firmy
DataStrážce archivuje obsah každé zprávy natrvalo, hned jak dorazí - nezávisle na tom, kolik schránek sledujete. Originál zprávy je kdykoliv ke stažení, i poté, co by v ISDS už dávno zmizel.